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Glossar

  • Adelsarchiv
    Ein Adelsarchiv, auch Herrschaftsarchiv, Guts- oder Familienarchiv ist eine Sammlung historischer Unterlagen und Informationen über Angehörige des Adels, das sich meist in der Trägerschaft einer adligen Familie befindet.
    Sie verwahren oft weit zurückreichende wertvolle Standesunterlagen. Vielfach aber sind Adelsarchive durch Kauf oder Depositalvertrag in Staatsarchive oder andere öffentliche Archive gelangt.
  • Akte
    Als Akt(e) (lat. actum = Handlung) bezeichnet man die Zusammenfassung von Schriftgut, das bei einem Verwaltungsvorgang, Geschäftsvorgang oder in einem Gerichtsverfahren entsteht.
    Akten bestehen i. d. R. aus mehreren Schriftstücken, die Zusammenfügung nennt man in der archivischen Fachterminologie Formierung.
    Akten können in eine Hängeregistratur gehängt oder in Regalen / Schränken stehend oder liegend gelagert werden. Die Bestandteile einer Akte können gebunden, geheftet oder lose abgelegt werden. Es bieten sich hier die vertikale und laterale – auch die diagonale und lotrechte – Ablageform an.
    Redewendungen
    - jemanden in den Akten führen = schriftliche Unterlagen über eine Person besitzen
    - eine Sache zu den Akten legen = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken hinzufügen)
    - quod non in actis est non est in mundo (lat.) = Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt
  • Aktenplan
    Allgemein ist der Aktenplan ein nach Aufgaben hierarchisch gegliedertes Schema, nach dessen Vorgaben die Dokumente einer Verwaltung oder Firma erfasst und zu Akten zusammengeführt werden.
    Während der Aufgabengliederungsplan einer Behörde oder Firma die zu erfüllenden Aufgaben nach sachlichen Gesichtspunkten zusammenfasst, werden im Aktenplan die Aufgaben bis zur einzelnen Bearbeitungseinheit aufgefächert. Er kann also als ein fein unterteilter Aufgabengliederungsplan verstanden werden.
    So gesehen ist der Aktenplan eine Aufzählung aller in einer Verwaltung vorkommenden Arbeiten nach einheitlichen Ordnungsgrundsätzen.
    Er enthält also die systematische Einteilung der Akten nach Sachgebieten.
    Er legt das innere System fest, nach dem das Schriftgut zu führen und abzulegen ist.
  • Aktenzeichen
    Das Aktenzeichen (Abk. Az.) dient der signaturmäßigen Kennzeichnung von Akten (unabhängig vom Medium) bzw. der eindeutigen Zuordnung eines aktenrelevanten Schriftstückes zu einer Akte.
    In der Regel wird das Aktenzeichen gemeinsam mit dem Aktentitel auf der Akte vermerkt.
    Das Aktenzeichen der öffentlichen Verwaltung wird anhand des Aktenplans und des danach geführten Aktenverzeichnisses systematisch vergeben und im Aktenverzeichnis geführt.
    Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte. Es kann sich aus einer Kombination von Ziffern und/oder Buchstaben zusammensetzen und darf nicht zweimal vergeben werden.
    Anfallendes Schriftgut muss eindeutig über das Aktenzeichen zugeordnet werden können.
    Wesentliche Bestandteile eines Aktenzeichens in Deutschland sind das Aktenplan-Kennzeichen und eine Ordnungsnummer; beide sind durch einen Schrägstrich (Solidus) voneinander getrennt.
  • Archiv
    Ein Archiv ist eine Institution oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt im Rahmen der Zuständigkeit des Archivs oder des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird (Archivierung). Es gibt sie sowohl in öffentlicher (z. B. Staaten, Kommunen) als auch privater Trägerschaft (z. B. Unternehmen, Familien, Vereine).
  • Archiv-Lexikon
    Nachschlagewerk mit Erklärungen und Erläuterungen zu archivrelevanten Begriffen und Sachgebieten.
    Finden Sie auf unserer Seite bei den Menüpunkten Archiv bzw. Museum unter "Information & Wissen" hier dann "Informationen".
  • Archivale
    Ein Archivale (Mehrzahl: Archivalien) ist die kleinste, einzeln verzeichnete Einheit des Archivguts.
  • Archive der Hochschulen / - wissenschaftlicher Institutionen
    Eine Archivsparte, die alle Archive in Trägerschaft einer wissenschaftlichen Institution umfasst. (z.B. Universitätsarchive; Archive wissenschaftlicher Vereine, Gesellschaften und Stiftungen).
    Ihre Aufgabe ist die Übernahme und langfristige Aufbewahrung dienstlicher Unterlagen seines Registraturbildners im Rahmen ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Zuständigkeiten (Landesarchivgesetze).
  • Archive der Parlamente, politischen Parteien, Stiftungen und Verbände
    Archivsparte, die alle Archive in Trägerschaft eines Landesparlaments oder des Deutschen Bundestags bzw. des Parlaments eines anderen souveränen Staates, in Trägerschaft von politischen Parteien, Stiftungen oder Verbänden umfasst.
    Die Parlamente des Bundes und der Länder unterhalten eigene Parlamentsarchive. Die Archive der sechs im Bundestag vertretenen politischen Parteien sind bei den Parteistiftungen angesiedelt.
    Hier werden neben den Parteiunterlagen auch die Akten aus den Bundestags- und Landtagsfraktionen sowie insbesondere die Nachlässe von Politikerinnen und Politikern archiviert.
    Zu dieser Gruppe zählen auch die Archive von Gewerkschaften und Verbänden.
  • Archivgut
    Archivgut ist derjenige Teil der Unterlagen einer Archivbehörde, der durch den Archivar oder die Archivarin als archivwürdig bewertet wurde. Dazu zählen z.B. Akten, Amtsbücher, Urkunden, Karten, Pläne, Bilder, Filme oder Tonaufzeichnungen, einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung. Es unterliegt besonderen rechtlichen Bedingungen vor allem im Hinblick auf die Aufbewahrung, aber auch auf den Zugang bzw. die Benutzung.
  • Archivieren
    Archivieren / Archivierung ist der Vorgang, mit dem Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird. Einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung,
    damit dieses jederzeit zur Benutzung zu Verfügung steht.
  • Archivierung
    Siehe Archivieren.
  • Archivsparte
    Archivsparten fassen die verschiedenen Arten von Archiven in der Regel anhand ihrer Träger, inhaltlichen Schwerpunkte, Herkunft oder Organisationsform zusammen.
    Man orientiert sich dabei überwiegend nach den Rechtsträgern der Archive.
    In Deutschland teilt man die Archive traditionell in acht Sparten ein:
    - Staatliche Archive
    - Kommunalarchive
    - Kirchliche Archive
    - Herrschafts-, Haus- und Familienarchive (Adelsarchive)
    - Wirtschaftsarchive
    - Parlaments-, Partei-, Stiftungs- und Verbandsarchive
    - Medienarchive
    - Hochschularchive und Archive wissenschaftlicher Institutionen
  • Archivsprengel
    Abgrenzung des räumlichen Zuständigkeitsbereiches eines Archivs.
    Dieser kann sowohl geographisch als auch organisatorisch oder zeitlich durch die an ein bestimmtes Archiv abgabepflichtigen Stellen definiert sein.
  • Archivwürdig
    Archivwürdigkeit ist das positive Ergebnis einer Bewertungsentscheidung durch einen Archivar oder eine Archivarin oder als gesetzlich normierte Eigenschaft. Sie bezeichnet den bleibenden Wert von Unterlagen, die dauerhaft im Archiv aufzubewahren sind. Archivwürdig sind alle Unterlagen, die für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, für Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung oder für die Sicherung berechtigter Belange von Betroffenen oder Dritten von bleibendem Wert sind.
    Als Archivwürdig werden auch Unterlagen erfasst, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrnehmung dauerhaft sicher aufbewahrt werden müssen.
  • Archivwürdigkeit
    Siehe Archivwürdig.
  • Aufbewahrungsfrist
    Ein durch Rechtsvorschriften festgelegter Zeitraum für die Aufbewahrung von Unterlagen oder ein durch eine abgebende Stelle festgelegter Zeitraum, in dem die Unterlagen noch zu Verwaltungszwecken benötigt und deshalb vorghalten werden müssen.
    Eine Vernichtung ("Kassation") von nicht archivwürdigen Unterlagen kann frühestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen erfolgen.
    Die Aufbewahrungsfrist ist von der archivischen Schutzfrist zu unterscheiden.
    Eine übersicht zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in den einzelnen Bereichen unserer Seite unter Informationen.
  • Ausstellen
    Das Museum präsentiert der Öffentlichkeit seine Sammlungsobjekte durch deren ausstellen.
    In der Regel erfolgt das Ausstellen in Dauer- oder Wechselausstellungen sowie in Studiensammlungen.
    Präsentiert werden die Objekte entweder einzeln oder in immer wieder neuen thematischen Zusammenhängen.
    Ein reines Ausstellen von Objekten reicht aber nicht aus, man muss auch dessen Informationen vermitteln.
 
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