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Zu den zentralen Beständen des Stadtarchivs Mannheim – Institut für Stadtgeschichte gehören die Amtsbuch-serien. Anders als die Akten des 18. und 19. Jahrhunderts wurden diese im Zweiten Weltkrieg ausgelagert und konnten somit unbeschadet das Kriegsgeschehen überstehen. Die wichtigste Serie der 1606/07 gegründeten Stadt Mannheim stellen hierbei die Ratsprotokolle dar, die bis ins Jahr 1661 zurückgehen. Sie sind die zentrale Quelle für die Erforschung der Stadtgeschichte im 17. und 18. Jahrhundert.

Ergänzt werden sie durch weitere historisch bedeutsame Amtsbuchserien wie die Mannheimer Pfandbücher, die Protokolle der ehemaligen Vorortgemeinden, das Gesinderegister sowie Rechnungsbände des Katholischen Bürgerhospitals. Die Buchserien waren bislang in verschiedenen Magazinen untergebracht, teils in freier Aufstellung, zum Teil aber auch in Stahlschränken, die in den 1970er Jahren angeschafft wurden.
Eine Magazinerweiterung im Jahr 2010 ermöglichte eine Neu-aufstellung und Verlagerung der Amtsbücher. Damit bot sich eine Möglichkeit, die Unterlagen in diesem Zuge fachgerecht in Archivboxen zu verpacken. Ziel war es, sie besser vor Staub, Wasser und anderen exogenen wie endogenen Gefahren zu schützen.

Wie kann nun dies fachgerecht, mit möglichst wenig Personaleinsatz und unter Einhaltung des Sachmittelbudgets umgesetzt werden? Von Anfang an stand fest, dass die stehende Lagerung der Bücher beibehalten werden soll. Hinsichtlich der Verpackung schlugen angefragte Hersteller ausschließlich normierte Stehkartons für jedes einzelne Amtsbuch vor. Eine Umsetzung dieses Vorschlags hätte jedoch bedeutet, dass nur ein Teil der in ihren Größenmaßen sehr heterogenen Bücher in diese Kartons hätte verpackt werden können, während für den Rest die Anschaffung von Sonderanfertigungen notwendig gewesen wäre. Denn ein Großteil der Ratsprotokolle hat eine Breite von über 15 cm, teilweise gar bis zu 25 cm. Auch wäre das Umpacken jedes einzelnen Buches in einen Karton sehr viel aufwendiger und teuer gekommen – nicht nur hinsichtlich des Materials, sondern auch des Personaleinsatzes.

Die Lösung kommt einem Paradigmenwechsel gleich: Gemeinsam mit der Firma Riehm (REGIS-Vertretung Baden) wurden großformatige Archivboxen entworfen, die nicht mehr einzelnen Buchtypen, sondern nunmehr den Archivregalen angepasst sind. So sollte jeder Regalboden genau vier stehende Archivboxen aufnehmen, deren Maße sich aus einer einfachen Rechnung ergaben: Bei einer lichten Fachbodenbreite von 1,07 m sollten die Archivboxen Maße von 26 cm Breite * 42 cm Höhe * 35 cm Tiefe ausweisen.

Wie bei einem Schrank wurden die Frontklappen seitlich angebracht, so dass die Boxen über ein Griffloch sehr einfach zu öffnen sind. Selbstverständlich hatte das verwendete Material die Vorgaben nach DIN ISO 9706 zu erfüllen. Nach Abnahme eines Musterexemplars wurden mehrere hundert Kartons in Auftrag gegeben.

Im Frühjahr 2011 wurden die Archivboxen geliefert, im Juni mit dem Umpacken begonnen. Erste Objekte waren die angesprochenen Ratsprotokolle, die damit ihre alte Heimat in den Stahlschränken verließen. Die Umbettung gestaltete sich problemlos, auch wenn so manches Exemplar mit über 15 kg Gewicht doch für Schweißperlen sorgte. Anstatt jedes Buch zeitintensiv einzeln einzukartonieren, konnten die Bücher zügig und im Block verlagert werden. Die Kartons wurden etikettiert, so dass klar ersichtlich ist, was sich nun wo befindet.

Darüber hinaus wird hier auch festgehalten, ob die Bände bereits digitalisiert sind. Der Zugriff durch den Magazindienst wird dadurch erleichtert. Nicht verschwiegen werden soll dabei, dass aufgrund der unterschiedlichen Dicke der Bände zuweilen zwangsweise kleinere Leerräume in den Kartons gelassen werden mussten.

In jedem Fall: Die Aktion hat sich in vollem Maße gelohnt. Dank der neu entwickelten Kartons haben die wertvollen Amtsbücher eine neue, bestandserhaltende Heimat gefunden.

Beitrag: Herr Dr. Harald Stockert, Stadtarchiv Mannheim
Bilder:   Herr Dr. Andreas Schenk, Stadtarchiv Mannheim

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