Personalunterlagen optimal einrichten, anlegen und pflegen

Grundsätzliches

Eine gesetzliche Pflicht zur Führung von Personalakten besteht in der Privatwirtschaft nicht.

Dennoch ist es sinnvoll Personalakten zur Einhaltung der Dokumentationspflicht, die für manche Mitarbeiterdaten

durch eine gesetzliche Regelungen besteht anzulegen. Angaben gegenüber den Sozialversicherungsträgern und

dem Finanzamt müssen aufbewahrt werden. Ebenso Unterlagen auf Grund des Nachweisgesetzes, zur schriftlichen

Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen zum Arbeitsverhältnis.

 

Eine Personalakte beinhaltet alle Dokumente und Unterlagen, die mit einem Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen

Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Zusammenhang stehen.

 

Sinn und Zweck ist eine vollständige, lückenlose und wahrheitsgemäße Dokumentation über den beruflichen Werdegang

eines Arbeitnehmers an einem Ort zu sammeln.

Und das unter Einbehaltung der Persönlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers beim Umgang mit seinen personenbezogenen

Daten, die gewahrt und geschützt werden müssen.

 

Die Art der Personalakte sollte dem Umfang entsprechen angepasst sein. Hier können Ordner oder Hängemappen

eingesetzt werden die eine geheftete Ablage nach Sachgebieten  ermöglichen. Hilfreich und schützend ist es wenn

sich die Akten in der Farbe und dem Aufdruck deutlich von anderen, normalen Akten unterscheiden.

 

Zusätzliche Markierungen durch farbige Reitereinlagen bei Hängeregistraturen oder den Druck auf dem Rückenschild

bei Ordnern ermöglichen eine optische Visualisierung und Unterscheidung der Akten. So erhält man einen schnellen

Zugriff auf unterschiedliche Akten z.B. von Angestellten und Auszubildenden.

 

Ein Inhaltsverzeichnis, abgestimmt auf die sechs Register/Trennblätter oder Vorgangshefter für die Unterteilung nach

Sachgebieten erleichtert die Systematisierung. Es sollte aber die Möglichkeit bestehen Änderungen und Individualisierungen

vornehmen zu können.

 

Eine übersichtliche Unterteilung nach Sachgebieten durch Register/Trennblätter oder Vorgangshefter erleichtert nicht
nur die Sortierung, Handhabung und Pflege einer Personalakte, sondern ermöglicht auch eine Standardisierung in der
Personalakten-Registratur um die Einsicht oder Kontrolle zu vereinfachen.
Inhaltsverzeichnis für die Unterteilung nach Sachgebieten
1.  Persönliche Unterlagen                                          
Personalbogen
Bewerbungsunterlagen
Zeugnisse zum Bildungs- und beruflichen Werdegang
Polizeiliches Führungszeugnis
Ärztliches Zeugnis
Persönliche Veränderungen, z.B. Heirat, Wohnungswechsel
2.  Unterlagen zur Tätigkeit
Stellenbeschreibung
Beurteilungen
Fort- und Weiterbildung
Beförderungen
Versetzungen     
Abmahnungen/Verweise
3.  Unterlagen zu den Bezügen
Grundentgelt
Prämien/Zulagen
Vorschüsse
Darlehen und Beihilfen
Betriebliche Altersvorsorge
Unterlagen zur Sozialversicherung
4.  Vertragliche Vereinbarungen
Anstellungsvertrag, Arbeitsvertrag
Zusätzliche Vereinbarungen, z.B. Zusatzleistungen
Benutzung bestimmter betrieblicher Einrichtungen
Änderung der Bezüge oder der Tätigkeit
5.  Unterlagen zu Abwesenheiten
Urlaubstage
Krankheitstage
Mutterschutz
Elternzeit
6.  Sonstiges
Allgemeiner Schriftverkehr, soweit er nicht zu den obigen Ordnungsmerkmalen
im direkten oder indirekten Zusammenhang steht.

Das Inhaltsverzeichnis kann auch als Checkliste genutzt werden, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen vorhanden sind.
Inhalt einer Personalakte
Aufgenommen werden darf nur das, was gesetzlich vorgeschrieben oder sachlich relevant und zweckgebunden in
Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht und die Entwicklung dessen dokumentiert.
Kein Inhalt einer Personalakte

Nicht Aufgenommen werden dürfen nicht der Wahrheit entsprechende Unterlagen, auch Unterlagen mit ursprünglich

wahrheitsgemäßem Inhalt müssen wieder entfernt werden.

Ebenso Unterlagen die auf irgendeine Weise diffamieren oder beleidigen bzw. die ausschließlich der Privatsphäre des
Arbeitnehmers zuzuordnen sind.
Datenschutz

Die vertraulichen Unterlagen einer Personalakte unterliegen dem Datenschutz und sind sorgfältig aufzubewahren.

Verschiedenste Datenschutzgesetze finden hier Anwendung.

Es ist sicherzustellen, dass nur dazu berechtigte Personen Einsicht in die Akte bekommen. Die mit der Sachbearbeitung

betrauten Personen müssen gem. Bundesdatenschutzgesetz auf das Datengeheimnis verpflichtet werden und der Kreis

derer ist möglichst klein zu halten.

Aufbewahrung

Personalakten müssen so aufbewahrt werden, dass unberechtigte keine Einsichtnahme oder Zugriff auf die Akten haben.

Geeignet hierfür sind verschließbare Schränke für die Ordner- und/oder Hängeregistratur, am besten noch in einer feuergeschützten Ausführung.
Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Personalunterlagen sind sehr unterschiedlich.

Eine aktuelle Aufstellung als PDF-Dokument zum Download: Aufbewahrungsfristen.
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